Head2014_Mail_978

Die Herausforderung:

Jeglicher Schriftverkehr, durch den ein Geschäft vorbereitet, abgewickelt, abgeschlossen oder rückgängig gemacht wird, ist manipulationssicher, vollständig und jederzeit verfügbar sechs bis zehn Jahre aufzubewahren. (§147 AO, § 257 HGB)

Die elektronische Post, die eMail hat Ihren festen Platz im heutigen Geschäftsverkehr erobert. Kaum ein Geschäft mehr, welches heute nicht in weiten Teilen oder gar komplett per eMail durchgeführt wird. Diese hohe Abhängigkeit hat jedoch Nachteile, wie wachsende Speicheranforderungen bei begrenzten Server-Kapazitäten, regelmäßig erforderliche Backups, problematische PST-Dateien, Schwierigkeiten beim Abruf älterer E-Mails oder auch strenge gesetzliche Compliance- und eDiscovery-Vorgaben. All diese Herausforderungen müssen effektiv bewältigt werden, andernfalls drohen schwerwiegende Konsequenzen.

  • Was muß archiviert werden?

Nach § 147 der Abgabenordnung gehören zu den zu archivierenden Unterlagen:

  • Bücher und Aufzeichnungen, Inventare, Jahresabschlüsse, Lageberichte, die Eröffnungsbilanz sowie die zu ihrem Verständnis erforderlichen Arbeitsanweisungen und sonstigen Organisationsunterlagen
  • die empfangenen Handels- oder Geschäftsbriefe
  • Wiedergaben der versandten Handels- oder Geschäftsbriefe
  • Buchungsbelege
  • sonstige Unterlagen, soweit sie für die Besteuerung von Bedeutung sind

Nach aktuellen Entscheidungen gehören dazu auch jegliche Korrespondenz, die zur Vorbereitung, Abwicklung, zum Abschluss oder Rückgängigmachung eines Geschäfts zum Einsatz kam, wie beispielsweise

  • Rechnungen
  • Aufträge
  • Reklamationsschreiben
  • Zahlungsbelege
  • Verträge.

Dies gilt auch dann, wenn diese in digitaler Form, wie zum Beispiel per eMail versandt wurden

  • Wie lange müssen diese Unterlagen vorgehalten werden?

Die relevanten Fristen ergeben sich aus dem Handelsgesetzbuch (§ 257 HGB) und der Abgabenordnung (§ 147 AO):

  • Bücher, Aufzeichnungen, Inventare, Jahresabschlüsse, Lageberichte, Eröffnungsbilanzen, die zu ihrem Verständnis erforderlichen Arbeitsanweisungen und sonstigen Organisationsunterlagen sowie Buchungsbelege müssen nach aktuellem Stand zehn Jahre lang aufbewahrt werden….
  • Empfangene Handels- oder Geschäftsbriefe, Wiedergaben der abgesandten Handels- oder Geschäftsbriefe sowie sonstige Unterlagen, soweit sie für die Besteuerung von Bedeutung sind, müssen sechs Jahre lang aufbewahrt werden.

Details hierzu finden Sie in den jeweiligen Verordnungen, bzw. auch von Ihrem Steuerberater, Jurist oder Ihrem Finanzamt.

  • In wessen Verantwortung liegt die Sicherstellung der Archivierung?

Die Verantwortung für die Einhaltung liegt unmittelbar bei der Geschäftsführung, je nach Situation kann es sogar zu einer persönlichen Haftung kommen, in Extremfällen können sogar Freiheitsstrafen drohen.

Unsere Lösung:

Mit einem leistungsstarken, einfach zu bedienenden und ressoucensparenden System, das sich an die Gegebenheiten Ihres Unternehmens exakt anpassen lässt stärken wir Ihnen und Ihren Mitarbeitern den Rücken. Daß das System sich nahtlos in Ihre EDV-Struktur einfügt ist für uns selbstverständlich.

Ihr Nutzen:

Durch eine sachgerechte Speicherung / Archivierung Ihrer digitalen geschäftlichen Korrespondenz erleichtern Sie Ihren Mitarbeitern die Recherche in alten Unterlagen, beschleunigen Audit-Prozesse; Sie stärken die Rechtssicherheit Ihres Unternehmens und verbessern ggf. sogar Ihr Rating nach den Sarbanes/Oxley Acts, Basel II und KonTraG – sowie vergleichbaren Richtlinien.

Zudem sparen Sie durch elektronische Speicherung Papier und – so ist es jedenfalls bei uns – meterweise Platz in Ihren Schränken.

Somit kann digitale Archivierung sogar Ihre Öko-Bilanz verbessern: Jedes nicht gedruckte Blatt Papier zählt.

Gerne vereinbaren wir mit Ihnen einen Informationstermin – bei uns in Mannheim oder auch gerne bei Ihnen vor Ort:

Rufnummer: 0621 / 423000 (Herr Walter Zellner, Axel Zellner)

Für Ihre Fragen in Sachen eMail-Archivierung sind wir für Sie da: In Mannheim, Ludwigshafen, Heidelberg, Schwetzingen, Ladenburg, Leimen, Bad Dürkheim, Eberbach, Walldorf, Viernheim, Heppenheim, Weinheim – kurz: Der gesamten Metropolregion Rhein-Neckar!

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